اخبار

به گزارش روابط عمومی بیمارستان امام علی(ع)‌‌سرابله، کارگاه آموزشی آیین نگارش ونامه نگاری اداری  در بیمارستان برگزارشد.

مدرس کارگاه؛ دکتر مجتبی ماهیگیر

دکتر مجتبی ماهیگیرگفت؛ نامه‌نگاری یکی از اصلی‌ترین روش‌های مکاتبات درون و برون‌سازمانی است. درست است که امروزه راه‌های ارتباطی متنوعی مانند پست الکترونیک، برنامه‌های پیا‌م‌رسان و... فرایندهای ارتباطی را آسان‌تر کرده‌اند، اما هنوز هم نامه‌نگاری اداری جایگاه اصلی و یگانه خود را حفظ کرده است. درواقع حتی اگر شما قصد ارسال نامه‌ی فیزیکی هم نداشته باشید و بخواهید از فناوری‌های جدید استفاده کنید، باید چند قانون و استاندارد نوشته و نا‌نوشته را در نگارش نامه‌های اداری رعایت کنید.

به‌طورکلی نامه‌های اداری به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم می‌شوند. هدف نامه‌های داخلی، واحدهای سازمان و نامه‌های خارجی، سایر شرکت‌ها و سازمان‌ها است. قالب‌های نوشتاری این دو نامه در بسیاری از شرکت‌ها متفاوت است. مثلا، برای نامه‌های داخلی، خیلی از شرکت‌ها از تصویر امضا یا مهر سازمان استفاده نمی‌کنند. درحالی‌که در قالب نامه‌های برون‌سازمانی وجود این دو عنصر لازم و ضروری است.

یکی از ابزارهای مهم برای مدیریت قالب‌ نامه‌های اداری استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری است. شرکت‌ها با تعریف قالب‌های مختلف نامه‌های اداری در اتوماسیون خود می‌توانند ضریب خطا و اشتباه را به صفر رسانده و سرعت ارسال آن‌ها را بیشتر کنند.

نوع دیگری از دسته‌بندی نامه‌های اداری براساس ماهیت آن‌ها است. مثلا، نامه‌های اداری می‌توانند در قالب حکم، دستورالعمل، بخشنامه، اطلاعیه، ابلاغیه، گزارش، دعوت‌نامه و صورت‌جلسه تنظیم شوند. همه‌ی این قالب‌ها از نظر نوشتار، لحن بیان کلمات و حتی اجزای سربرگ‌ها با یکدیگر تفاوت دارند.

به‌طورکلی نامه‌های اداری به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم می‌شوند. هدف نامه‌های داخلی، واحدهای سازمان و نامه‌های خارجی، سایر شرکت‌ها و سازمان‌ها است. قالب‌های نوشتاری این دو نامه در بسیاری از شرکت‌ها متفاوت است. مثلا، برای نامه‌های داخلی، خیلی از شرکت‌ها از تصویر امضا یا مهر سازمان استفاده نمی‌کنند. درحالی‌که در قالب نامه‌های برون‌سازمانی وجود این دو عنصر لازم و ضروری است.

وی در ادامه گفت؛

دیگر اجزای نامه‌های اداری

در این بخش‌، به بررسی دیگر اجزای نامه‌های اداری می‌پردازیم. اجزای این بخش معمولا در سمت بالا و چپ نامه قرار می‌گیرد. در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم:

تاریخ: تاریخ باید به‌صورت رسمی مصوب کشوری نوشته شود. اگر نیاز به تاریخ‌های میلادی و هجری دارید نیز باید از قالب مصوب آن استفاده کنید.

پیوست: اگر نامه‌ی شما پیوست دارد بهتر است نوع و تعداد آن را بنویسید و صرفا با «دارد» یا «ندارد» توضیح ندهید. مثلا: دارد، یک عدد سی‌دی.

شماره: اگر نامه‌های صادره‌ی شما با قالب خاصی فرستاده می‌شود و دارای ردیف و شماره ثبت دبیرخانه است، آن را در این بخش بنویسید. البته بهتر است به‌طورکلی نامه‌ها را شماره‌دار کنید تا عطف و بازگشت به آن‌ها راحت‌تر باشد.

محرمانگی: این مورد و مورد بعدی در قالب‌های خاصی از نامه‌ها وجود دارند. در ادامه آن‌ها را توضیح می‌دهیم:

نامه‌ها از نظر حساسیت و امنیت پنج دسته هستند:

عادی

محرمانه

خیلی محرمانه

سری

به کلی سری

نکته: مورد استفاده‌ی این طبقه‌بندی بیشتر در دستگاه‌های نظامی، امنیتی و مدیریت ارشد کشور و نهاد‌های اصلی اداره‌کننده آن است. نوع نگارش آن را با قلم خط دار و نوع ایتالیک و با اندازه‌ای بزرگ‌تر از متن مشخص کنید. مثال: به کلی محرمانه.

نکته: گاهی این بخش به‌طور مستقیم در سربرگ نامه‌ها نمی‌آید و میزان حساسیت آن با استفاده از مُهر مشخص می‌شود.

نکته: مهر محرمانگی نامه بر روی پاکت نامه نیز زده می‌شود.

فوریت: گاهی در سربرگ نامه‌ها قید فوریت می‌آید. «زمان اقدام» نام دیگر قید فوریت یا چارچوب زمانی برای اجرای محتوای نامه است.

نامه‌ها از لحاظ فوریت به موارد زیر تقسیم می‌شوند:

عادی

فوری

خیلی فوری

آنی

دکتر ماهیگیر افزود؛ رعایت سلسله مراتب در نامه‌های اداری

به‌طورکلی مخاطب نامه‌های اداری سه گروه است: بالادستی‌ها (مافوق)، هم‌رده‌ها، پایین‌دستی‌ها (مادون). لحن و کلماتی که در نامه‌های اداری استفاده می‌کنید باید با توجه به مخاطب‌ یا مخاطب‌ها‌ی هدف‌ شما باشد. برای مثال وقتی به مقامی بالاتر از خودتان نامه می‌نویسید باید لحنی محترمانه داشته باشید و از جمله‌های امری و دستوری استفاده نکنید. وقتی برای گروهی که در سلسله مراتب سازمانی از شما پایین‌تر هستند نامه‌نگاری می‌کنید بیان شما باید با لحنی محترمانه اما قاطع باشد. برای هم‌رده‌ها نیز نامه‌ها بیشتر شکل اطلاع‌رسانی، اعلامیه و درخواست‌های بین و درون‌واحدی دارد.

در ادامه جمله‌های رایجی که برای مخاطب‌های مختلف استفاده می‌شود را بررسی می‌کنیم:

برای مافوق:

به استحضار می‌رساند؛

به عرض می‌رساند؛

توجه آن مقام را به این موضوع معطوف می‌کنم؛

و... .

برای هم‌رده‌ها:

به اطلاع می‌رساند؛

به‌طوری که اطلاع دارید؛

همان‌طورکه آگاه هستید؛

و... .

برای مادون:

لازم به ذکر است؛

به آگاهی می‌رساند؛

به اطلاع می‌رساند؛

نیاز به تذکر است؛

لازم به یادآوری است

دکتر ماهیگیر درپایان بصورت جزئی تر درمورد نوشتن انواع نامه های اداری باهمکاران بحث وگفت وگو کرد.